REUNIONES
Se recomiendan cuatro tipos de reuniones para poder fortalecer, guiar y preparar a los equipos:
- Reuniones de presentación del Proyecto
- Reuniones de Equipo
- Reuniones de Análisis y Motivación
- Ceremonia de Capitalización
1. Reuniones de presentación del Proyecto
- Los asesores establecerán un programa de presentaciones generales con un horario establecido.
- A su vez se irán programando, de acuerdo a las solicitudes, presentaciones particulares.
- El miembro de Fase 4 (rojo) ya está capacitado para dirigir presentaciones del Proyecto.
- Se invita a todos los asesores acreditados a que se sumen a ofrecer las presentaciones del Proyecto.
- Se recomienda, si tienes un invitado a la presentación del Proyecto, que tú estés también presente.
2. Reunión de equipo
- El responsable –quien está en Fase 4– convoca, una vez a la semana, de preferencia lunes o martes, a una reunión de trabajo en equipo, donde asistirán exclusivamente los miembros de gráfica.
- En estas reuniones tienen la oportunidad de conocerse, estrechar lazos y platicar las diversas experiencias que han tenido a lo largo de su semana.
- Aprovechan la oportunidad para hacer observaciones sobre el desempeño de los integrantes y puntualizar las áreas de oportunidad de cada uno (como su participación en el chat grupal o su trabajo en equipo). Siempre con un espíritu propositivo y en armonía.
- Los asesores del equipo pueden asistir para guiar al equipo y también para integrarse más con él.
- Siempre será mejor que la reunión sea presencial, aunque en casos especiales se puede tener la reunión virtual por medio de alguna videoconferencia.
3. Reuniones de análisis y motivación
Las reuniones contempladas son las siguientes:
- Asesores acreditados (Segundo Ciclo): lunes 21:00 hrs
- Asesores Segunda Etapa, Mi compromiso: martes a las 21:00 hrs.
- Miembros fase 4 y asesores rojos: miércoles 21:00 hrs.
- Miembros fase 3 y asesores azules: miércoles 20:00 hrs.
- Miembros fase 2 y asesores verdes: jueves 20:00 hrs.
Es importante agendar estas reuniones para asegurar tu asistencia. En estas reuniones tienes la oportunidad de capacitarte, resolver dudas, medir los alcances de la semana, motivarte, mejorar y cimentar el conocimiento del proyecto, por lo que es importante que se eviten, en todo lo posible, factores de distracción.
4. Ceremonia de capitalización
La capitalización la coordina el miembro en fase 4 acompañado por su asesor rojo y asistido por los demás asesores.
Recuerda que podrán asistir a la Ceremonia: Los miembros de gráfica, los asesores invitados, y los invitados que los miembros de gráfica consideren de cara a que se integren al equipo. Dichos invitados deberán tener conocimiento previo del proyecto a través de una presentación formal.
El lugar señalado se compartirá unas horas antes de la Capitalización por seguridad.
Antes de la reunión de entrega:
- Fase 4 y 3: Coordinar todos los preparativos para la reunión desde el lugar, el mobiliario y la invitación, hasta las botanas o comida que se ofrecerá. Asignar a dos personas del equipo para llevar el control de acceso y la lista de invitados.
- Fase2: Asegurarme de que mis invitados (personas en ase 1) asistan a la reunión, manteniéndome en contacto con ellos y apoyándonos en todo lo posible para su asistencia y puntualidad, asegurándome que cumplan con los requisito dela entrega.
- Fase1: Prepara tu regalo, recuerda entregarlo envuelto, con unas palabras para quien lo recibirá. Tu puntualidad es fundamental, ya que lo idóneo es dar inicio cuanto tú y las otras 7 personas en esta fase estén presentes.
El inicio de la ceremonia de entrega será a la hora acordada. Queda a consideración del equipo:
Utilizar gafetes de colores para identificar a los miembros del equipo por fase.
- Utilizar micrófono sólo si por la acústica del lugar fuera necesario, teniendo cuidado de que el sonido no se escuche más allá de los límites del recinto. Es preferible que quienes tengan que hablar lo hagan a un volumen adecuado para que todos los presentes puedan escucharlos.
- Los anfitriones (fases 3 y 2) darán la bienvenida y acomodarán a las personas en sus lugares, procurando que las personas en fase 1 tomen lugar al frente con su regalo correspondiente, el cual colocarán en la mesa central.
- Para dar inicio a la ceremonia, el asesor que dirige la ceremonia dedicará unas palabras a los asistentes y moderará la ceremonia.
- La persona festejada dedicará unas palabras a los presentes.
- Cada persona que entrega su regalo, dedicará unas palabras a la persona festejada, dando muestra del amor y entrega que está representado en el regalo que se está entregando. A su vez entrega cada uno un regalo sorpresa como gesto de gratitud, y los lineamientos del Proyecto.
- El asesor moderador, preguntará al recién capitalizado si desea continuar en el proyecto o abandonarlo. Si la respuesta es continuar, asumirá el compromiso de asesorar a los 8 miembros que lo acaban de capitalizar, en su proceso personal
- Terminado el protocolo, el festejado pasará a la banca a recibir su recurso completo
- Queda a criterio de los organizadores si el convivio es antes o después de la celebración